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【Column】キッチンカーを呼ぶ方法~その6~|こちる cochill juice

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6.キッチンカーを誘致するにあたり、必要な準備

さて、これまでのブログでは、キッチンカーを呼ぶ際の、キッチンカー誘致や運営管理のポイントについて発信させて頂きました。
今回は、キッチンカーを呼ぶにあたって、必要な準備についてまとめさせて頂きます!

キッチンカー誘致に必要な準備

  1. キッチンカーの募集時に必要な準備
  2. キッチンカーの選定時に必要な準備
  3. キッチンカー事業者との契約時に必要な準備

 
 
 
1.キッチンカーの募集時に必要な準備
キッチンカーの募集については、キッチンカーを呼ぶ方法でも記載の通り、いくつかの方法がありますが、必要となってくる情報はほぼ共通です。
以下のような順序で進めると無駄がなく、効率的に進むでしょう。

STEP1 募集要項をまとめる
オーナー自身が募集をする際も、間に仲介業者に入ってもらう場合でも、まずは以下の情報を発信する必要があります。
 ・イベント名(ビル名)
   (例)〇〇町ふるさとマルシェ、〇〇3丁目ビルランチ
 ・出店日時
   (例)20xx年x月x日(〇)10:00~18:00
      20xx年x月x日(〇)より、各曜日日替わり(年末年始・祝日を除く)
       営業時間 11:30~14:30
 ・出店場所所在地
 ・出店料
 ・電源貸し出しの有無
 ・車両サイズ制限等の諸条件
 ・申込方法
 ・申込〆切
 ・申込に必要な書類
 ・結果発表の日にち・選定結果の連絡方法

STEP2 出店者より応募を受ける
出店者からは、応募時に最低限、以下の情報を受領するようにしましょう。
 ・会社名(個人事業主の場合は、氏名)
 ・住所・電話番号・メールアドレス
 ・屋号
 ・出店可能な日程(イベントが複数日にわたるときや、曜日ごとに募集をする場合)
 ・提供メニュー・金額
 ・提供メニュー写真
 ・車両サイズ
 ・車両の写真(営業風景)
 ・出店場所所管地域の営業許可証の写し
 ・食品衛生責任者またはそれに代わる資格の写し
 ・車検証の写し
 ・PL保険証書の写し
 
上記他にも、出店者の運転免許証の写しや、検便結果(3ヵ月以内)写し、高圧ガス利用有無などを必要に応じて確認します。

当店がイベントに申し込みをする際は、必要な情報をただ送付するのではなく、「企画書」として資料にまとめて提出しています。
お店のコンセプトや、メニューのこだわり、なぜそのイベントに出店したいと考えているか、
「当店は、このイベントにピッタリのキッチンカーです!」ということを、しっかり訴えることが必要です。

2.キッチンカーの選定時に必要な準備
キッチンカーの募集を締め切ったら、次は選定作業です。
必要書類がすべてそろっていることは大前提ですが、
・各種書類の有効期限が切れていないか
・営業許可範囲より逸脱したメニューになっていないか
・出店を予定する場所に設置できる車両サイズか
はまずはじめに確認しましょう。
その後、出店場所や来場者とよりマッチするメニューや車体はどんなものか、複数台出店する場合、メニューの重複はないか、といった点に気をつけて、選定します。

3.キッチンカー事業者との契約時に必要な準備
キッチンカーの選定が終わったら、速やかに応募者に通知をします。
中には選定から漏れてしまったキッチンカー事業者へは何も連絡をしない主催者もいらっしゃいますが…募集時に「〇月〇日までに連絡がない場合は、落選」といった記載をしていないのであれば、選定から漏れてしまったキッチンカー事業者へも、落選の旨の一報は入れるようにしましょう。
また、極力、キッチンカーの選定は、応募〆切から数日間で行って頂きたいです。
特にイベントが集中する春秋は、キッチンカー事業者にとっても、一番の「稼ぎ時」となります。
落選は致し方ないにしても、空いてしまった日程を、他のイベントで埋めなければなりません。
落ちたのかどうかよくわからないまま、連絡を待ち続けるのはつらいものです。
また、募集時に結果発表の日にち・選定結果の連絡方法を明文化しておくことで、キッチンカー事業者も安心して応募ができるため、結果的に質のよいキッチンカーを多く集めることにもつながります。

出店が確定したら、キッチンカー事業者との契約の準備に取り掛かりましょう!
単発のイベント出店の場合は、申し込み時に受領した書類のみで申し込み完了とする場合もありますが、大規模イベントの場合は、イベント当日に保健所の検査も発生するので、追加で以下情報を受領するようにしましょう。
 ・キッチンカー車内見取り図(サイズも記載)
 ・利用する熱源(施設電源or発電機or高圧ガス)
 ・使用する機材とワット数
 ・ごみ箱・汚れ防止シート・消火器(10号)の有無

オフィスビルなどの定期出店の場合は、書面で契約を取り交わします。
以下内容を文書としてまとめ、両社で署名・捺印して、各自で契約書を保管します。
 ・会社名(個人事業主の場合は、氏名)
 ・住所・電話番号・メールアドレス
 ・屋号
 ・提供メニュー・金額
 ・車両サイズ
 ・契約期間
  (契約終了時の更新有無、契約期間中の終了を希望する場合の申し入れ手段)
 ・出店曜日・時間帯
 ・出店料
 ・休みの連絡手段
 ・売上報告(月額固定の場合は、任意)
 ・利用区画(平面図)
 ・利用上の注意事項・禁止事項

契約まで完了すれば、あとは出店当日を迎えるだけですね。
初日の出店時には、担当者が立ち会うようにし、契約内容通りに出店されているか確認することをお勧めします。

最近では、残念ながらキッチンカー出店によるトラブルの話もちらほら聞こえてきます。
「こんなはずじゃなかった」ということが後々発生しないよう、書面でしっかり残しておくことはとても重要です。
とはいえ、キッチンカーの契約ってどんなことが必要なの?この内容で問題ない?
不安な方は、当店までご一報ください!
多数の契約実績から、必要な項目の確認、記載しておいたほうが安心な内容をお教えします。